Política de Privacidad
Cómo Coodesh y Workdex recopilan, utilizan, almacenan, comparten y protegen datos personales de candidatos, colaboradores, usuarios de gestión y visitantes.
Workdex es una marca spin-off perteneciente a Coodesh Serviços Tecnológicos Ltda. (CNPJ 30.078.586/0001-78), con sede en Av. Afonso Pena, 3.351, piso 11, sala 1103, Funcionários, Belo Horizonte/MG, Brasil, CEP 30130-008. Todas las referencias a Coodesh en este documento abarcan la operación de Workdex y el dominio workdex.ai.
Esta política describe cómo Coodesh, responsable de la marca Workdex, trata datos personales en www.coodesh.com y workdex.ai y en los servicios de assessments, entrevistas con IA, contratación y mapeo de skills. Forma parte integral de los Términos y Condiciones de Uso.
1. Introducción
Esta política describe cómo Coodesh recopila, utiliza, almacena, comparte y protege datos personales. Se aplica a candidatos, colaboradores evaluados, usuarios de gestión y visitantes de www.coodesh.com y dominios relacionados, incluido workdex.ai.
Al acceder a los servicios, reconoces que has leído y comprendido esta política, que forma parte integral de los Términos y Condiciones de Uso.
2. Responsable y Encargado de Datos (DPO)
Coodesh actúa como responsable (controladora) de los datos recopilados directamente, como datos de cuenta, navegación y contactos comerciales. Cuando evalúa candidatos o colaboradores por instrucción de una empresa cliente, la empresa cliente actúa como responsable y Coodesh como encargada del tratamiento.
Coodesh nombró un Encargado de Datos (DPO), conforme al art. 41 de la LGPD y al art. 37 del GDPR, disponible en dpo@coodesh.com.
3. Datos personales recopilados
Los datos recopilados varían según el servicio utilizado (assessments, entrevistas con IA, contratación o skills) y el rol del titular en el flujo.
- Candidatos y colaboradores evaluados: nombre y correo (obligatorios), geolocalización y dirección IP, respuestas a las evaluaciones y, cuando el proctoring está habilitado, fotos, grabaciones de webcam y de audio (opcionales e informadas).
- Candidatos en procesos de contratación: teléfono, ciudad, perfil público de LinkedIn, perfil de GitHub (opcional), pretensión salarial, currículum en PDF e información de carrera.
- CPF (identificación fiscal brasileña): recopilado exclusivamente cuando la verificación de antecedentes (background check) está configurada por la empresa cliente.
- Usuarios de gestión (empresa): nombre y correo (obligatorios) y, opcionalmente, cargo, género, fecha de nacimiento y mini bio.
- Datos recopilados automáticamente: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, datos de referencia, datos del dispositivo, cookies y tecnologías similares.
- Datos sensibles: género, color/raza, orientación sexual y discapacidad pueden recopilarse de forma opcional, con consentimiento específico y destacado del titular, exclusivamente para fines de diversidad e inclusión (LGPD art. 5º, II; GDPR art. 9º).
4. Bases legales del tratamiento
El tratamiento de datos personales se realiza con fundamento en las bases legales de la LGPD y del GDPR, según corresponda a cada finalidad.
- Ejecución de contrato y prestación de servicios, incluida la creación y el mantenimiento de la cuenta y la realización de assessments (LGPD art. 7º, V; GDPR art. 6º, 1, b).
- Consentimiento específico para datos sensibles de diversidad (LGPD art. 11, I; GDPR art. 9º, 2, a) y para grabaciones de video y audio (LGPD art. 7º, I; GDPR art. 6º, 1, a).
- Consentimiento para comunicaciones de marketing, con opción de baja en cualquier momento.
- Interés legítimo para la mejora de los servicios, datos anonimizados de benchmark, seguridad y prevención de fraudes (LGPD art. 7º, IX; GDPR art. 6º, 1, f).
- Cumplimiento de obligación legal o regulatoria (LGPD art. 7º, II; GDPR art. 6º, 1, c).
- Background check: ejecución de contrato e instrucciones de la empresa cliente responsable.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades.
- Prestación de los servicios contratados, incluida la aplicación de assessments, entrevistas y generación de reportes.
- Envío de comunicaciones transaccionales y, con consentimiento, de marketing.
- Mejora de funcionalidades y de la experiencia de uso.
- Compartición de resultados con las empresas clientes responsables del proceso.
- Producción de datos agregados y anonimizados con fines estadísticos, de investigación y de benchmark de mercado.
- Prevención de fraudes, seguridad de la plataforma y cumplimiento de obligaciones legales.
- Background check: el CPF del candidato o colaborador se utiliza exclusivamente para consulta ante el proveedor especializado EXATO DIGITAL LTDA.
6. Uso de inteligencia artificial
Los recursos de la plataforma utilizan inteligencia artificial y aprendizaje automático, incluidos modelos de lenguaje de terceros, siempre con fundamento en las bases legales aplicables.
Los datos personales procesados por funcionalidades de IA no se utilizan para entrenar modelos de terceros.
7. Compartición con terceros
Coodesh no vende, alquila ni comercializa datos personales. La compartición ocurre solo con proveedores necesarios para la operación, con la empresa cliente responsable del proceso y en los supuestos legales.
Los datos accedidos vía API permanecen sujetos a esta política, y la empresa cliente asume responsabilidad como controladora independiente. En integraciones MCP, cuando los datos son accedidos por LLMs del cliente, la empresa cliente es íntegramente responsable del tratamiento posterior realizado por el LLM.
- Procesamiento de pagos: Vindi y Stripe.
- CRM y marketing: RD Station.
- Firma digital: Clicksign.
- Inteligencia artificial: OpenAI y ElevenLabs.
- Infraestructura: AWS y Google Cloud Platform.
- Verificación de antecedentes: EXATO DIGITAL LTDA. (CNPJ 12.387.530/0001-13).
- Autoridades públicas, en cumplimiento de obligación legal u orden judicial, y operaciones societarias (fusión, adquisición), con preservación de la confidencialidad.
8. Transferencia internacional de datos
La infraestructura principal está ubicada en Estados Unidos (AWS y Google Cloud Platform), y algunos proveedores pueden operar en otros países.
Para titulares en Brasil, las transferencias observan el art. 33 de la LGPD, mediante cláusulas contractuales estándar, compromisos de adecuación o países con nivel adecuado de protección. Para titulares en la UE/EEE, las transferencias observan el Capítulo V del GDPR, mediante Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs), decisiones de adecuación o el EU-US Data Privacy Framework.
9. Retención de datos
Tras los plazos siguientes, los datos se anonimizan o eliminan de forma segura, salvo cuando la retención sea exigida por ley o por procesos judiciales o administrativos.
- Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa, más 12 meses tras el cierre.
- Resultados de assessments contratados por empresas: vigencia del contrato, más 12 meses.
- Grabaciones de video y audio: plazo necesario para la entrega del servicio, más 6 meses.
- Datos de navegación y logs: hasta 12 meses.
- Datos financieros y fiscales: conforme a la legislación aplicable (mínimo 5 años en Brasil).
10. Seguridad de los datos
Adoptamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo cifrado en tránsito (TLS/SSL) y en reposo, cifrado de contraseñas, control de acceso basado en roles (RBAC), monitoreo con logs de auditoría, backups regulares, políticas internas y capacitación.
En caso de incidente de seguridad con riesgo relevante, comunicaremos a la ANPD, a la autoridad supervisora aplicable (GDPR) y a los titulares afectados, conforme a los plazos legales.
11. Derechos de los titulares
Los titulares pueden ejercer los derechos previstos en la LGPD y el GDPR, incluyendo confirmación de tratamiento y acceso, corrección de datos incompletos o inexactos, anonimización, bloqueo o eliminación, portabilidad, información sobre comparticiones, revocación del consentimiento y oposición a tratamientos basados en interés legítimo, además de reclamación ante la ANPD o la autoridad supervisora competente.
Los titulares en la UE/EEE también tienen derecho a la restricción del tratamiento y a no estar sujetos a decisiones exclusivamente automatizadas, incluido el profiling.
- Cómo ejercerlos: por la plataforma (Menú, Configuraciones) o por el correo dpo@coodesh.com.
- Plazos de respuesta: 15 días hábiles (LGPD) o 30 días (GDPR), prorrogables según la complejidad de la solicitud.
- Las solicitudes ligadas a procesos conducidos por una empresa cliente pueden requerir coordinación con ella, en su condición de responsable.
12. Datos de menores y sitios de terceros
Los servicios no están dirigidos a menores de 18 años y no recopilamos intencionalmente datos de menores. Si identificamos una recopilación indebida, tomaremos medidas para su eliminación. Los reportes pueden enviarse a dpo@coodesh.com.
Esta política no se aplica a sitios y servicios de terceros accedidos desde enlaces en la plataforma. Recomendamos revisar las políticas de privacidad de esos terceros.
13. Cambios y contacto
Esta política puede modificarse periódicamente. Los cambios significativos se comunicarán mediante aviso en la plataforma, correo o banner en el sitio, y la fecha de actualización consta al inicio del documento.
Dudas sobre privacidad: dpo@coodesh.com. Soporte general: help@workdex.ai. Dirección: Av. Afonso Pena, 3.351, piso 11, sala 1103, Funcionários, Belo Horizonte/MG, Brasil, CEP 30130-008.